Parmi toutes les réunions auxquelles les cadres participent au cours d’une année, aucune n’est plus importante que la réunion de planification stratégique. C’est à ce moment qu’ont lieu les conversations essentielles qui concernent l’avenir de l’organisation.
Considérant le nombre croissant d’entreprises adoptant le travail à distance, les retraites de planification stratégique sont également devenues virtuelles. Avec des membres de l’équipe de direction éparpillés sur plusieurs sites et fuseaux horaires, les sessions de stratégie à distance seront-elles aussi efficaces ? Nous pensons que oui. L’efficacité des réunions virtuelles peut égaler, voire dépasser celle des sessions en personne.
Notre firme a organisé plusieurs dizaines d’ateliers et de séances de planification stratégique au cours des 18 derniers mois. Dans cet article, nous vous présentons notre guide pratique de l’organisation d’une session à distance, ainsi que certaines tactiques utiles. Nous comparons également les avantages et inconvénients de la formule virtuelle.
Guide pratique des sessions stratégiques à distance
Que l’entreprise soit entièrement à distance ou en personne, les sessions à distance font inévitablement partie de l’éventail d’outils à maîtriser par une équipe de direction. Voici nos meilleures pratiques en matière d’animation et de conception d’ateliers et de réunions :
- Respectez les principes de base de la réunion. Avant l’atelier stratégique, fixez des objectifs clairs et envoyez une lecture préalable au besoin. Pendant la session, utilisez un ordre du jour, définissez des règles de base pour la réunion, faites des pauses. Prenez soin de définir clairement les prochaines étapes (y compris le calendrier et les responsabilités) après chaque section et à la fin de la réunion.
- Énoncez les règles de base au début de la journée. Il est bon de rappeler à chacun qu’il doit être engagé, respectueux, qu’il doit contribuer à la conversation en évitant d’être distrait. L’établissement de règles de base est essentiel pour éviter de diverger de l’objectif.
- Quatre heures par jour est une bonne durée pour une planification stratégique. Passer toute une journée sur Zoom est épuisant! Deux journées consécutives de quatre heures sont recommandées. Prévoyez environ quatre blocs de travail par jour, avec trois pauses de 15 minutes.
- Attribuez des rôles. Une seule personne ne peut pas tout faire. Nous recommandons d’attribuer ces rôles à différents membres de l’équipe afin d’éviter que l’animateur soit trop sollicité:
- Facilitateur – dirige la réunion
- Contrôleur du clavardage – surveille le fil de clavardage et alerte l’animateur des demandes des participants à la réunion.
- Chronométreur : surveille le temps et avertit les participants lorsque le temps attribué à chaque partie de la réunion est écoulé.
- Preneur de notes : déterminez qui prendra les notes; la responsabilité peut être collective.
Avantages
À bien des égards, les sessions à distance peuvent être plus efficaces que les sessions en personne. Voici nos principaux arguments en faveur de l’organisation de sessions stratégiques virtuelles.
- Contribution d’un plus grand nombre de personnes. Les sessions à distance permettent de recueillir rapidement les commentaires d’un plus grand nombre de parties prenantes. Cela permet d’obtenir des informations de meilleure qualité et plus représentatives.
- Un suivi rigoureux. L’enregistrement et la prise de notes facilitent le suivi de ce qui a été discuté. L’examen a posteriori du contenu de la session peut permettre de comprendre comment certaines décisions ont été prises.
- Une meilleure inclusion. C’est le plus grand avantage d’une session à distance. Dans une réunion en personne typique, les leaders et personnalités fortes peuvent faire valoir leur points plus facilement, grâce à leur charisme et leur éloquence. Cela ne signifie pas toujours qu’elles ou ils ont les meilleures idées. Les sessions virtuelles réduisent les préjugés en utilisant des outils de collaboration, des salles de réunion et des techniques comme « penser, écrire, partager ». Cette dernière s’est avérée particulièrement efficace lorsque nous demandons à une équipe de direction de noter ses idées, puis de les partager lors d’une table ronde.
Inconvénients
Les sessions à distance ne sont pas parfaites et ne sont pas toujours souhaitables. Dans certaines situations, la communication en personne est préférable, notamment en cas de crise ou de situation urgente. Dans des circonstances normales, il existe aussi des inconvénients dont il faut être conscient.
- Potentiel d’être moins fluide et moins cohésif. La cohésion et l’alignement de l’équipe sont nécessaires à la réussite d’une stratégie hors site. Ils sont les éléments constitutifs de la prise de décisions durables pour une organisation. Si une session à distance est bâclée et moins bien gérée, il est moins facile d’avoir des discussions difficiles.
- Risque de fatigue. La fatigue générée par les écrans et l’usage de Zoom est bien réelle. Si les sessions stratégiques ne sont pas bien préparées et conçues, elles ont le potentiel d’être épuisantes pour les participants.
- Moins de possibilités de renforcement de l’esprit d’équipe. Ce n’est pas inconnu: les gens aiment les gens. Des liens forts émergent lorsque les membres d’une équipe ont passé du temps ensemble, en personne, avec des expériences partagées. Il est important de prévoir des rassemblements physiques lorsque cela est possible afin d’assurer un sentiment d’appartenance. Même des entreprises entièrement distantes comme Automattic organisent une réunion annuelle en personne, afin que toute l’entreprise puisse se voir en personne.
L’avenir du travail est déjà arrivé
Le travail à distance est déjà le sujet le plus discuté en matière de travail et restera au cœur des préoccupations des dirigeants dans les années à venir. Une chose est sûre : le travail à distance est là pour rester. Les entreprises adoptent le travail à distance d’une manière ou d’une autre.
Les réunions stratégiques demeureront toujours un élément important de la gestion d’une entreprise prospère et elles doivent également s’adapter à cette nouvelle réalité. Nous espérons que nos astuces sauront vous être utiles dans cette nouvelle réalité.
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Sources:
